PhD Student FAQ



Handbook for Visiting Researchers and Research Students

Swedish Higher Education Authority

The Handbook for Postgraduate Students


‘Trygghetsstiftelsen’ – The Job Security Foundation

Entrance Requirements and Admission

Studera.nu (Information about higher education studies)

What do I need to apply for a postgraduate position?

Each department is free to state specific requirements, for instance in language, work experience or certain undergraduate courses given at the department. With some exceptions it is not a necessary prerequisite to command Swedish to be a postgraduate student. However, in those cases a very good command of English is mandatory. The basic requirements are as follow:

- a Bachelor’s Degree (in some cases a Master’s Degree), or the equivalent; a major in the subject of interest (equivalent to 90-120 ECTS, i.e. at least one and a half to two years of full-time study).

How do I apply?

A department is not allowed to accept PhD students who do not have full financing for the entire PhD programme. This means that they cannot accept any applicant unless they are prepared to pay a form of salary, or if there is full financing already granted by an external body in terms of grants or scholarships. PhD student positions at a department are to be advertised and open to all eligible applicants. An application should typically include your CV, a project presentation, and time schedule. It is always a good idea to contact a professor at the department beforehand to ask for their guidance and advice when applying.

Who decides who is admitted?

At Stockholm University it is the respective Department Board at each department. In cases where the PhD studnet is financed through grants or a scholarship the Faculty Board needs formally approve the application.

If I am not admitted, can I appeal the decision?

No, you may not. You can ask for the decision to be re-evaluated, but that rarely leads to success unless there is a clear case of discrimination or bias. Instead, try to contact the professors and ask for any feedback and suggestions they may have on how you can improve your application in the future. Do not give up, try again. There are very few PhD student positions available in many subjects and rejection does not necessarily mean that the professors did not appreciate your project.

Funding and salary

Can a professor pay for my research with grants until I get a formal position?

It is strictly forbidden for Swedish departments to fund PhD students through tax exempted grants and scholarships, and no professor has the right to hire a postgraduate under these conditions, which are referred to as ‘shadow PhD students’. Only the Department Board can admit postgraduates, and only the Faculty Board can accept PhD students who do not receive a proper salary. However, foreign PhD students may be accepted with ‘external financing’ through grants and scholarships from their home country under certain circumstances. In those cases there should be a formal agreement between the funding agency and the department, with a fully funded project.

I am financed by a scholarship, is there a catch to that?

International and exchange postgraduates are often funded through grants they receive from their home country. If you have a scholarship you are not entitled to social security in Sweden if you get sick or pregnant. In addition, you do not have the same insurance coverage as the other PhD students in case of an accident. However, you have all formal rights to quality supervision, seminars, and equal treatment. You are a staff member of your department with the right to information and administrative help, you are a member of the PhD student council if your department has one, and you are eligible to be elected as a PhD student council representative. You do not automatically have the right to extra funding or prolongation if you have been elected as a PhD student representative, but most departments are very open to accommodating this. Discuss the matter with your colleagues or the PhD Student Ombudsman at the Student Union.

Can I finance my PhD studies with a part-time job?

It is extremely rare for this kind of personal financing to be accepted today, and it is strongly discouraged by the faculties. There are three major conditions:

  1. The minimal monthly income should still be equal to that earn by employment as a PhD studnet (doktorandanställning), which is approximately 20.000 SEK per month after taxes.

  2. The PhD studies must be possible to complete within eight years so it is mandatory to be at least 50 percent active as a PhD student. You cannot work 80 percent and do research 20 percent in order to secure an income.

  3. You need to have financing for your entire PhD studies secured.

All PhD students need resources in terms of supervision and administrative help, so departments are very reluctant to accept anyone who is not properly funded.

What form of employment exists for PhD students?

The PhD student positions advertised by departments entail some sort of employment, but there are two different types of position with very different terms and conditions. A full employment (anställning) means a proper salary and full social security if you get sick, go on parental leave or become unemployed once your project is finished. However, most PhD students will initially only receive utbildningsbidrag (study grant). A PhD student that receives a study grant is guaranteed by law to be employed as a PhD student when he or she is reckoned to have no more than two years of full-time study left to complete (though not if you are financed by external projects/grants).

Work environment

Am I entitled to a workspace of my own?

Your department is obligated to offer you decent workspace and working conditions, which entail a desk and a chair, but you may have to share a room.

Am I entitled to a computer and specific software?

The policy of Stockholm University is that all PhD students should receive necessary resources to complete the PhD programme. There is good reason to argue that a computer is absolutely necessary for any project, regardless of discipline. The hardware and software are open to negotiation, however, so try to communicate your needs to the department well in advance. If they have limited means they might be able to help you apply for extra funding to cover these expenses.

I am dissatisfied with my supervisor, what can I do?

First try to address your grievances through dialogue, prepare yourself by noting down relevant points and try to have constructive suggestions on how to make the situation better. If this does not work and your supervisor is acting inappropriately in any way by harassing or threatening you, or ignoring you and shirking the duties expected of a supervisor, you are absolutely entitled to request a change in supervisor from the department. Contact the PhD Student Ombudsman at the Student Union for counseling, anything said here is in the strictest confidence.

Can I change supervisor?

Yes, you absolutely have the right to change supervisor. It is stated in the Higher Education Ordinance (chapter 6, paragraph 28) that a PhD student may change supervisor if he or she wishes to do so. Your department is not allowed to deny your request.

What should I consider when changing supervisor?

You should try to handle the situation with care. Try not to make a big deal out of it so that the entire department needs to get involved and where people feels obligated to choose sides. You should also try to avoid the prestige in the matter. Talk to the head of department that is responsible for assigning you another supervisor. If the head of the department seems reluctant to deal with the matter, if it is in fact the same person, or if the supervisor or other tutors at the department should approach you with threats or warnings you need to contact the PhD Student Ombudsman ath the Student Union for support.

What can I do if it is not working out with my supervisor but there are no alternative?

Your supervisor is of course very important to you, but you can get one or several well suited assisting supervisors, at your department or at a completely different higher education institution. You could also ask that your supervisor only have a formal position and that an assisting supervisor takes the responsibility of your supervision. In this way you can get better support and assistance without your supervisor losing face and you will not be forced to change research project.

PhD programme and courses

How long is the PhD programme?

Basically, for four years of full time studies or 240 credits. But with service at the department, different assignments and other circumstances such as parental leave, the PhD programme usually takes 5-7 years.

What does deduction mean?

Deduction means that study time is deducted. I.e. If you have been registered as a PhD student and engaged a PhD programme based on scholarship, student grant or own resources, that time will be deducted from your utbildningsbidrag or PhD studentship (doktorandanställning). It is the net study that is deductable. The main principle is that one's net study, regardless of the form of supply, won’t exceed four years.

How much of the education credits will be thesis?

The thesis must constitute at least half of the credits, which means 120 credits, but it is up to the department to decide the exact criteria for each PhD programme. The most common is that the mandatory PhD studnet courses independent study represents 60-90 credits.

Do I have the right to inspect the economy of the department and the project?

Yes, you have an unconditional right to full transparency. Stockholm University, as all other government funded higher education institutions, is a public authority. Therefore constitutive laws such as Administrative Law, Freedom of the press and Privacy laws applies.

What is the individual study plan?

The study plan is both a time schedule and a contract for your PhD programme, since all PhD students have different needs and goals. The individual study plan is a description of the obligations that the PhD student and the university have agreed upon during the PhD programme and what else is necessary, so that the education is conducted in an efficient manner at all time.

Who is responsible for the individual study plan?

The faculty board has the main responsibility to make sure that all PhD students have an individual study plan, and that it is being followed-up annually. The actual work has been delegated to the departments, but the faculty still has the responsibility to ensure that they live up to their commitment.

Why is the individual study plan so important?

The purpose of the individual study plan is to guide the PhD student’s PhD programme. This mean that the department promises to provide sufficient guidance, necessary equipment and good study conditions in general. For the PhD student the individual study plan contains different goals with the PhD programme.

The individual study plan should be followed up and revised regularly (each year at Stockholm University). This is done by the supervisor together with the PhD student. At the occasion you look into the work that has been done during the year and compare it to the individual study plan and revise it accordingly. The individual study plan is also a legal document. If the PhD programme doesn’t work out as planned this document is of great importance.

A PhD student that has repeatedly failed to follow the individual study plan can lose their ‘resources’, and a department that has failed to live up to their commitments in guidance, resources and PhD student courses can be obligated to extend the PhD studentship.

Do I have the right to keep my PhD studentship until the contract ends if I make the public defense of my PhD thesis in advance?

Formally you have the right to keep your PhD studentship (doktorandanställning) for up to a year after you got your doctoral degree according to the Higher Education Ordinance (chapter 5, paragraph 7). Please note that the public defense of the PhD thesis and the doctoral degree is not the same – some wait with their third-cycle courses and graduation until after the public defense of PhD thesis. If you have a PhD studentship you have an assignment and your employer has no formal right to cancel your PhD studentship in advance if you fulfill your assignment. Please note that the assignment normally expires in one year, but there are assignments that expire in six months or even less. If your assignment is about to expire and you have a chance for a renewal and you do your public defense of doctoral thesis right before that you might lose the assignment.

If you estimate that you can finish sooner than expected, you should talk to your supervisor and the head of department (that is responsible for the economy) about their point of view. No one can force you to do your public defense of your Doctoral thesis ahead of time and if they don’t want to give you any guarantees regarding the time remaining you could wait with the public defense of PhD thesis. However, often the head of department sees this as a positive progression since they then get a post doc at the same price as a PhD student. As long as you spend your remaining time of your employment with writing articles, search for research projects and to establish a network this usually will not be a problem. Make sure that you have a clearly promise from the head of department if it extends over a longer period of time.

You should also keep in mind that a doctor’s degree holds more than just publishing a book and a few articles. It is an education where you are expected to participate in the research group at your department, participate in seminars both as orator and auditor and broaden your knowledge by studies. Take this unique opportunity in consideration and ask yourself what is in it for you if you do your public defense of your PhD thesis in advance.

Can I get guidance and other resources withdrawn?

Yes you can, but that requires that the Vice Chancellor issues an order according to the Higher Education Ordinance (chapter 6, paragraph 30). The procedure is complicated – it is only if the individual study plan is significantly disregarded that it can lead to a withdrawn. However, minor changes that occur during the programme are nothing unusual.

At Stockholm University the Faculty Board is preparing decisions to withdraw resources or restore withdrawn resources according to the Higher Education Ordinance (chapter 6, paragraphs 30-31). Before the Vice Chancellor takes such a decision, the PhD student and the supervisor have the right to state their views. Essentially, if you have had poor guidance and/or an insufficient research environment you get to keep your resources, but you might need to change supervisor. If the PhD student does not have an individual study plan or the existing plan has major weaknesses the PhD student will keep the resources.

If the department has fulfilled their commitments with a good guidance and a good research environment but the PhD programme is still not moving forward there is a risk that the PhD student will lose the guidance. If you are being investigated you should contact the PhD Student Ombudsman at the Student Union as soon as possible. The resources can be recovered if you can demonstrate a learning outcome that shows that it is likely that you can fulfill the remaining commitments under the individual study plan. This requires that the Vice Chancellor issues a special order.

If my resources are withdrawn, will they take me of the PhD programme?

No, you will keep your PhD student status until you graduate or until you decide to leave. This means that you at least have a theoretic chance to present and defend your thesis. However, if you want to have the right to the ‘unemployment benefit found’ (a-kassa) during this period you need to officially leave the PhD programme.

Am I allowed to go abroad to visit a fellow researcher?

Yes you may, it is written in various documents that PhD students are encouraged to spend one or several semesters at a foreign university. A necessary condition is that it is approved by your supervisor and department, whom often play an important role by helping the PhD student with contacts, certificates and letter of introduction.

Do I have to deduct the time abroad?

It depends on how you finance your stay abroad. Do you use student grant or if you have a PhD studentship (doktorandanställning) this counts as normal study time and will be deducted from your four years of studies. If you can finance your stay abroad in another way such as scholarship, it might be considered as a non-completion period so that you won’t need to deduct any study time.

Do I need to print my PhD thesis?

No, it is not demanded legally any longer, but separate departments may have different rules. In general the thesis is printed in Sweden before they are handed in for graduation. Within the faculty of humanities and social sciences the thesis is usually in the form of a book, a so-called monograph. In the natural sciences and medicine it is more common that the thesis is shorter and contains a number of separately published articles, a so called compilation thesis.

PhD studentship and teaching

Is teaching and administrative work a part of my PhD studentship?

Not in the actual PhD studentship. The Higher Education Ordinance states that ’a person who is employed as a PhD student shall mainly focus on their education‘ (chapter 5 paragraph 2). The department has no more right to demand you to perform unpaid work within your PhD programme than to demand the first cycle students to perform unpaid work. However, the department has the right to demand a PhD student to accept a part-time employment for departmental duties.

Am I going to do any work at the department?

PhD students often have 20 percent departmental duties written as a clause in their contract. You can be employed as a teaching assistant, assistant or in some cases as a lecturer, and that employment should be on payroll even though you are on doctoral grant for the time you are conducting research. If you do not have departmental duties as a part of your PhD studentship you should be employed and get paid if you are teaching or performs work that takes time of your research.

What do departmental duties mean?

It can mean different things. It can include teaching and lecturing, supervision of laboratories, excursions and seminars, but library chores or administrative chores can also be a part of the departmental duties. The time needed for preparations, correction of examinations, and student supervision etcetera should also be included in the working hours.

My department wants me to work more than 20 percent, is that OK?

According toThe Higher Education Ordinance, the department does not have the right to demand more than 20 percent of your time for departmental duties unless you want to work and think that it would be rewarding. You could agree to extend your working hours with teaching and other assignments but no more than 50 percent. You should also keep in mind that it is your own decision and that you have the right to cut down on your working hours down to 20 percent of your time if you wish to do so. Part time research may make it difficult to get the working atmosphere you need to complete your work. The main focus should be to get your thesis finished, not be cheap labor to your department.

Is it necessary for me to teach and do other departmental duties?

Most of the PhD students have departmental duties, because it is an obvious qualification, but if you for some reason absolutely don’t want to, you usually don’t need to. If that is the case you need to notify your supervisor well in advance. Keep in mind that it is necessary to have a teaching qualification as a PhD student if you would want an academic teaching post later on in your career. The experience of organizing seminars and conferences is also providing a useful qualification further on, and the administrative work also gives you better insight of how your department is organized.

I would like to teach, but I don’t have any departmental duties, what can I do?

You should talk to your supervisor and the director of studies. Point out how important it is for your future to get teaching experience within the university and in other workplaces. Talk to other PhD students that are in the same position as you and see if there is something that you can do together. Engage in non-profit assignments within the department and faculty that will give you experience and the opportunity to observe the everyday work at the department.

Do I get prolongation if I get elected to non-profit assignments?

Yes, almost every non-profit assignment gives you the right to a prolongation of the student grant and paid service employment. If you choose to represent your fellow students you should not lose any study time. You can read how many extra days per year different assignments give you here. Remember that it is calculated on the working week, so in reality five days of prolonging actually means one week of extra time. The prolongation is compiled and is added to your duty in the end of the period. This could mean several months of extra time in the final year of your PhD programme.

Parenthood, illness, vacation etc.

Do I have the right to Stockholm University healthcare?

Yes, all admitted PhD students have the same right to use the occupational healthcare as any other staff. You can contact Feelgood for telephone-counseling if you experience work related problems or if you feel psychological illness due to your work environment.

Am I insured when I am employed as a PhD student?

If you have an employment you also have a Personal Injury Insurance (PSA) as every other employed. If you have a student grant or scholarship you are only covered by the Legal, Financial and Administrative Services Agency general student insurance that you can read more about here. All doctoral students are covered by the ‘Tjänstereseförsäkring‘.

Do I have the right to parental leave if I have a PhD studentship?

If you have a PhD studentship (doktorandanställning) you are covered by the parental insurance which means that you get 80 percent of your salary and that your PhD studentship will be put on hold until you come back from parental leave. You are still employed and you have the same rights as all other employees. In addition to parental benefit from Försäkringskassan the university pays ten percent of your salary as parental salary. If you are a scholarship holder it might be different since it is up to the scholarship donor to approve your parental leave. It is very uncommon to withdraw a scholarship for this reason. However, it could mean that you won’t get it extended when you apply for a renewal of the scholarship.

Am I entitled to any vacation if I am on student grant?

No. You are able to go on vacation at your own responsibility but you don’t have any statutory right to vacation or any paid vacation.

Am I entitled to any vacation if I am employed as an assistant?

Yes, equivalent to the amount you work.

Am I allowed to ’save up’ my vacation days?

You have no right to save up all of your vacation days until the end of your service, and your department has the right to demand that you use your vacation days since they will be forced to make an extra tax payment otherwise. But as any other employee you have the right to save up vacation days from one year to another. In that case, discuss with your head of department when and how you would like to use that vacation.

Can my department demand me to use my vacation days, even though I know that I need to work that period?

To report vacation even though you are at work is not okay. You are not insured at that time if something happens at work or on the way to or from your office. It is common that the department tries to register the PhD students saved vacation days the last weeks of service, but since many of the PhD students are working hard to get their thesis finished in time this is not right. It is you and the department that is responsible to make sure that the vacation is used at a suitable time. The individual study plan could be of help to plan the vacation.

Can my supervisor expects me to work during vacation?

There are some supervisors that believe that PhD students should not have any vacation at all. Remember that vacation is not only your statutory right but also a necessary break for your health, and your research. Many students forget to rest and gets worn-out. Your vacation is often a very constructive period for your research: You have the time to relax and reflect on your research and you get a fresh start when you come back to work with new energy. If your supervisor criticize or make threats on your decision to take a vacation you should contact your PhD Student Ombudsman at the Student Union or your student council representative.

Do I have the right to leave of absence?

Leave of absence is a question of negotiation between you, your supervisor and the head of the department if it is not about leave of absence because of service in the total defence, positions of trust in trade union organisations and student organisations, parental leave and other similar circumstances.

Could my supervisor request me to take a doctorate on part-time?

According to The Higher Education Ordinance (chapter 5, paragraph 3a) a PhD studentship (doktorandanställning) should relate work at fulltime. On the request of the doctoral student the PhD studentship could relate to work part time at a minimum of 50 percent, so part time PhD studentship is only acceptable if it is initiated by the doctoral student and only if the department approves. There is one exception from the regulations and that is the agreement of 20 percent departmental duties.

Do I need to deduct the time from my research when I am away on leave of absence?

It depends on what you do during your leave of absence. If you are working on your PhD programme it should be deducted according to The Higher Education Ordinance (chapter 5, paragraph 7, third fragment). However, if you do not conduct dissertation research during your leave of absence i.e. if you are spending a year abroad as a scholarship holder or doing something completely different, the time should not be deducted.

‘Trygghetsstiftelsen‘ - The Job Security Foundation

What is The Job Security Foundation

The Job Security Foundation covers all employed within the governmental agreement areas, and it includes employees that has had one or several employments under a period of three years during the four latest years. If you have engaged a PhD studentship for at least three years when you graduate you can get support from The Job Security Foundation. Please note that student grant doesn’t count as an employment.

What is the purpose of the Job Security Foundation?

The foundation sometimes helps out with a Job security income supplement that helps you raise your unemployment benefit fund. The foundation also provides healthcare, job coaching, guidance in how to start your own business and other specific training. The foundation also has a recruitment service that many employers use before they advertise the service.

How do I apply to the Job Security Foundation?

It is your employer, that is the department and not you that applies to the foundation. Make sure that your head of department don’t forget this when your PhD studentship comes to an end and it seems that you will be out of work after the studentship ends – this doesn’t happen automatically.

Is it only hours worked that counts or can I count i.e. parental leave?

Yes – The Job Security Foundation covers everyone that has been employed for at least three years during the last four years regardless if they have been on parental leave or on sick leave during a part of that time, so keep track of how long you have been employed.

Doktorand FAQ

Regelverk och länkar

Utbildningen på forskarnivå regleras i Högskoleförordningen, särskilt kapitel 5-7.

Stockholms universitets lokala föreskrifter om utbildning på forskarnivå:

Utbildning på forskarnivå 
Anställning som doktorand: löner och förmåner

Fakulteternas regelverk och riktlinjer om utbildning på forskarnivå:

Naturvetenskapliga fakulteten 
Samhällsvetenskapliga fakulteten 
Humanistiska fakulteten 
Juridiska fakulteten

Information om utbildning på forskarnivå från Studera.nu: 

Om forskarutbildning



Bestämmelser om tillträde till utbildning på forskarnivå finns i 7 kap. 34–42 §§ Högskoleförordningen. Dessa återges här tillsammans med de lokala tillämpningsföreskrifter (s.13) för Stockholms universitet. Fakulteterna och många av institutioner har mer detaljerade lokala tillämpningsföreskrifter.

Vem kan bli doktorand?

Behörig att antas till utbildning på forskarnivå är den som fullgjort en utbildning på avancerad nivå eller på något annat sätt skaffat sig motsvarande kvalifikationer. Dessuom krävs det ett mycket stort intresse för sitt ämnesområde och en stark önskan att fördjupa sina kunskaper och färdigheter genom egen forskning inom det. De formella krav som ställs för att bli antagen till utbildning på forskarnivå är:

Högskoleförordningen, kapitel 7, 39 §:

Grundläggande behörighet till utbildning på forskarnivå har den som har

1. avlagt en examen på avancerad nivå,

2. fullgjort kursfordringar om minst 240 högskolepoäng, varav minst 60 högskolepoäng på avancerad nivå, eller

3. på något annat sätt inom eller utom landet förvärvat i huvudsak motsvarande kunskaper

Ibland kan en institution därutöver kräva särskild behörighet, vilken till exempel kan bestå i nödvändiga språkkunskaper eller särskild yrkeserfarenhet.

Hur kommer jag in på utbildning på forskarnivå?

Stockholms universitet ska normalt genom annonsering eller därmed likvärdigt förfarande informera om den lediga finansierade platser på utbildningen på forskarnivå. Eftersom de kräver en hel del tid och förberedelser att göra en bra ansökan bör den som är intresserad av att bli antagen som doktorand gärna ta kontakt med någon professor eller docent vid institutionen där du vill bedriva din utbildning på forskarnivå för att få veta när en utlysning är på gång.

Passa på att be dem om råd och tips om vad du bör tänka på, vad i en ansökan som premieras på institutionen och hur de tycker att en bra ansökan bör se ut. Fråga gärna om de har tid och möjlighet att läsa utkast till din projektplan eller om de kan tipsa om ett intressant forskarlag som du kan ingå i.

Kan jag bli antagen till utbildning på forskarnivå utan att få en doktorandanställning?

Ja, men institutionen har endast rätt att anta dig då om du har någon annan form av nöjaktig finansiering. Läs mer nedan under Finansiering och lön.

Vem bestämmer vem som får antas?

Genom delegationsordningen vid Stockholms universitet genomförs antagningen av respektive institution. Institutionerna får själva besluta hur antagningsprocessen ska gå till och i vilken mån ett internt eller externt sakkunnigförfarande används.

Kan jag överklaga om jag inte blir antagen?

Nej, det går inte att överklaga beslut om antagning till utbildning på forskarnivå. Däremot kan du begära att beslutet ska omprövas, men det brukar nästan aldrig ge framgång om det inte föreligger till exempel en tydlig jävsituation. Ta hellre tillfället i akt och försök få feedback från dem som läste din ansökan om vad som saknas eller kan göras bättre, eller se om du tydligare kan knyta an till institutionens forskningsprofil.

Förbättra din vetenskapliga meritering genom att skriva artiklar. Ge inte upp utan sök igen! Ett avslag betyder inte alls att de tycker att du inte passar på utbildning på forskarnivå. Konkurrensen är tyvärr stor och även mycket bra ansökningar får avslag på grund av begränsningen i ekonomi och handledarresurser. Ibland kommer man in i andra, tredje eller fjärde omgången.


Finansiering och lön

Jag är beredd att sätta igång även om de inte kan ge mig lön – är det OK?

Nej, i princip inte. Lagen säger numera att lärosätet endast får anta en doktorand om det kan garantera handledning och godtagbara studievillkor, samt studiefinansiering under hela studietiden (7 kap. 36 § Högskoleförordningen).

Kan jag använda mina studiemedel för utbildning på forskarnivå?

Det är knappast möjligt längre. För det första krävs att du har minst fyra års studiemedel kvar att ta ut, då antagning bara får ske om finansiering är ordnad för hela utbildningen på forskarnivå. För det andra fattade Stockholms universitet ett beslut 2009 om att lägsta inkomstnivå för alla doktorander ska motsvara ett utbildningsbidrag efter skatt, det vill säga cirka 12 500 kr i månaden. Detta gäller för årets samtliga månader, även sommarmånaderna.

Kan jag finansiera mitt doktorerande med egna pengar, till exempel från deltidsarbete?

Det är ovanligt att detta accepteras nuförtiden. Fakultetsnämnden får visserligen formellt sett anta sökande som har någon annan form av studiefinansiering än doktorandanställning och utbildningsbidrag, om den bedömer att:

  1. finansieringen kan säkras under hela utbildningen och att

  2. sökanden kan ägna så stor del av sin tid åt utbildningen att den kan slutföras inom åtta år när det gäller doktorsexamen (dvs minst halvtid).

En lokal regel vid Stockholms universitet är att miniminivån för annan form av studiefinansiering ska motsvara vad som skulle ha erhållits vid doktorandanställning efter avdrag för skatt. 

Vad får jag för lön som doktorand?

Doktorandlöner regleras av ett lokalt kollektivavtal (Villkorsavtal-SU). Ingångslönen ligger vanligtvis på 25 900 kr och slutlönen på 29 300 kr. Löneutvecklingen under anställningstiden följer en bestämd doktorandstege som finns publicerad på universitetets medarbetarwebb. Detta är minimibeloppen – fakultet och institutioner kan dessutom besluta om att ett månatligt lönetillägg ska ges om det bedöms vara motiverat i rekryteringssyfte.

När har jag rätt till löneförhöjning?

Dels när du uppnått 50 procent av kraven för doktorsexamen och dels när du uppnått 80 procent. Den individuella studieplanen är ett stort stöd i den här frågan.



Har jag rätt till en egen arbetsplats?

Din institution måste erbjuda dig en arbetsplats och goda arbetsvillkor, vilket inbegriper ett eget skrivbord. Däremot har du inte självklar rätt till ett eget rum. Det beror på vad din institution kan erbjuda.

Jag behöver speciella program eller viss teknisk utrustning för att genomföra mitt projekt. Borde inte institutionen finansiera detta?

När det gäller inköp av specifik mjukvara och hårdvara är det en förhandlingsfråga mellan dig och din institution. Försök ta upp det i den individuella studieplanen för att tidigt förankra ditt behov hos din handledare och de ansvariga.

Om institutionen har svårt att själv finansiera inköp eller ditt fältarbete bör de hjälpa dig att söka pengar hos forskningsstiftelser i god tid. Den individuella studieplan du och din handledare skriver ihop är ett sorts kontrakt mellan er och ditt viktigaste hjälpmedel i denna fråga, eftersom institutionen har tagit på sig ansvaret att se till att du ska kunna genomföra ditt forskarprojekt.

Har jag rätt till biträdande handledare?

Ja, enligt Högskoleförordningen kap. 6, 28 § ska alla doktorander ha minst två handledare, varav en ska vara huvudhandledare. Huvudhandledaren har det yttersta ansvaret, men den biträdande handledaren kan i realiteten ha hand om huvuddelen av handledningen om ni har kommit överens om detta.

Jag är missnöjd med min handledare! Vad ska jag göra?

Börja med att försöka reda ut problemen genom samtal. Förbered dig noga med nedskrivna punkter och föreslå gärna konstruktiva lösningar. Fungerar inte detta, eller om handledaren betett sig olämpligt och förverkat ditt förtroende, ta kontakt med doktorandombudet för informell rådgivning – allt du säger är strikt konfidentiellt.

Har jag rätt att byta handledare?

Ja, det har du. Rätten att byta handledare regleras i Högskoleförordningen kap 6, 28 §: ”En doktorand som begär det ska få byta handledare”. Rätten är alltså ovillkorlig – din institution har inte rätt att förvägra dig detta av någon ekonomisk, organisatorisk eller personlig orsak.

Vad ska jag tänka på vid handledarbyte?

Försök sköta det snyggt. Det är viktigt att det inte blir en stor sak som hela institutionen måste engagera sig i och där folk förväntas välja sida. Dessutom bör du undvika att det går prestige i saken. Prata med prefekten, vars ansvar det är att ge dig en ny handledare.

Kontakta doktorandombudet för hjälp och stöd om prefekten verkar ovillig att ta itu med saken och det drar ut på tiden, om prefekten och handledaren är samma person eller om handledaren eller andra lärare på institutionen kommer med hot eller varningar.

Vad gör jag om min handledare är hopplös och det inte finns något alternativ?

Din huvudhandledare är naturligtvis viktig, men du kan gardera dig genom att skaffa en eller flera bra biträdande handledare på institutionen eller vid ett helt annat lärosäte. Du kan även förhandla fram att den biträdande handledaren tar ansvar för handledningen och att huvudhandledaren har en mer formell position. På så vis kan du få bättre stöd och hjälp utan att handledaren tappar ansiktet och du tvingas byta forskningsprojekt.


Utbildningen på forskarnivå

Hur lång är utbildningen på forskarnivå?

I grunden fyra år på heltid eller 240 högskolepoäng. Tjänstgöring på institutionen, olika förtroendeuppdrag och andra omständigheter som föräldraskap brukar medföra att forskningstiden snarare ligger runt 5–7 år.

Hur stor del av utbildningspoängen ska avhandlingen utgöra?

Avhandlingen ska utgöra minst hälften av poängen eller 120 hp, men det är upp till institutionen att fastslå exakt hur mycket som ska gälla för den egna utbildningen på forskarnivå. Det vanligaste är att de obligatoriska läskurserna utgör 60–90 högskolepoäng.

Vad är den individuella studieplanen?

Studieplanen är både en tidsplan och en sorts kontrakt för din utbildning på forskarnivå, eftersom alla doktorander har olika behov och målsättningar. Den individuella studieplanen ”ska innehålla högskolans och doktorandens åtaganden och en tidsplan för doktorandens utbildning” (Högskoleförordningen kap 6, 29 §).

Vem ansvarar för den individuella studieplanen?

Fakultetsnämnden har det övergripande ansvaret att se till att alla doktorander har en individuell studieplan och att den följs upp varje år. Arbetet med att göra detta lämnas visserligen till institutionerna, men fakulteten har fortfarande ansvar att se till att de fullgör sitt åtagande.

Varför är den individuella studieplanen så viktig?

Tanken är att den individuella studieplanen ska styra den enskilde doktorandens utbildningsgång. I praktiken betyder det att institutionen lovar att tillhandahålla god handledning, nödvändig utrustning och allmänt goda studievillkor, medan det för doktorandens del brukar ställas upp diverse mål.

Den individuella studieplanen ska följas upp och revideras regelbundet (normalt årligen). Vanligtvis granskar doktorand och handledare tillsammans hur det har gått under året i förhållande till studieplanen och justerar denna. Den individuella studieplanen är också ett på sätt och vis rättsligt dokument. Om utbildningen på forskarnivå inte går som planerat kan den få mycket stor betydelse.

En doktorand som grovt åsidosätter sina åtaganden i sin individuella studieplan kan bli av med sin rätt till handledning och andra resurser, och en institution som inte lever upp till vad de utlovat när det gäller till exempel handledning, resurser och forskarkurser kan i sin tur få ge doktoranden förlängd finansiering. Det är numera enbart är rektor som får fatta beslut om indragning av rätten till resurser för en doktorand.

Om jag disputerar i förtid, har jag rätt att få arbeta kvar till dess min anställning formellt tar slut?

Formellt sett har du rätt att fortsätta vara anställd som doktorand ett år efter avlagd doktorsexamen (högskoleförordningen kap. 5, 7 §). Notera att disputation och doktorsexamen inte är synonymt – en del väntar med att ta sina forskarkurser och sin examen tills efter disputationen. Om du har doktorandtjänst har du förordnande och din arbetsgivare har formellt sett ingen rätt att säga upp dig i förtid om du uppfyller dina åtaganden. Notera att förordnandet vanligen löper på ett år, men i undantagsfall på sex månader eller t.o.m. kortare tid. Om du har disputerat precis innan det blir tal om ett förnyande av förordnandet kan du riskera att förlora den tiden.

Om du tror dig bli färdig i förtid bör du prata med handledare och prefekt (som ansvarar för ekonomin) om hur de ställer sig till detta – ingen kan tvinga dig att disputera tidigare och vill de inte garantera den sista tiden kan du helt enkelt vänta med att färdigställa manus. Oftast ser de dock detta som något positivt, då de i realiteten får en post doc till priset av en doktorand. Det brukar inte medföra några problem så länge du spenderar din kvarvarande tid med att skriva texter, söka projekt och etablera ett nätverk. Se dock till att få ett tydligt löfte från prefekten om det rör sig om en längre tidsperiod.

Tänk på att en doktorstitel rymmer mer än bara publicerandet av en bok och några artiklar. Det är en utbildning där du förväntas delta i forskningsgruppen på din institution, medverka i seminarier som både talare och åhörare, samt läsa kurser för att bredda dina ämneskunskaper. Ta vara på detta unika tillfälle och fråga dig själv vad du egentligen vinner på att disputera långt i förtid.

Kan jag få handledning och andra resurser indragna?

Ja, men för att du ska kunna bli av med handledning och andra resurser krävs ett beslut av rektor enligt kap 6, 30 § i Högskoleförordningen. Proceduren är tämligen komplicerad. Det är endast väsentligt åsidosättande av åtagandena enligt den individuella studieplanen som kan leda till att resurserna dras in – att smärre ändringar sker under året är däremot inget ovanligt.

Vid Stockholms universitet ska beredning av beslut om indragning eller återgivande av rätt till handledning och andra resurser för utbildningen göras av fakultetsnämnd i enlighet med Högskoleförordningen kap. 6 30–31 §§. Innan rektor fattar ett sådant beslut ska doktoranden och handledaren få yttra sig. I huvudsak gäller att doktoranden får behålla sina resurser vid bristande handledning och/eller dålig forskningsmiljö (eventuellt med ett handledarbyte). Om individuell studieplan saknas eller har haft stora brister får doktoranden också behålla sina resurser.

Det finns en risk att doktoranden blir av med handledningen om institutionen tillhandahållit god handledning och en god forskningsmiljö och det ändå inte gått framåt. Om du blir indragen i en sådan utredning bör du omgående kontakta doktorandombudet. Resurserna kan återfås om doktoranden kan uppvisa beaktansvärda studieresultat som gör det sannolikt att han eller hon kan fullgöra sina återstående åtaganden enligt den individuella studieplanen. Det krävs då ett särskilt beslut av rektor.

Blir jag avregistrerad om resurserna dras in?

Nej, du förblir registrerad som doktorand tills du disputerar eller självmant begär att bli avregistrerad. Detta innebär att du i varje fall teoretiskt alltid har möjlighet att lägga fram och försvara din avhandling. Om du däremot vill få rätt till a-kassa under denna tid måste du formellt avregistrera dig från utbildningen på forskarnivå.

Får jag åka utomlands för att vara gästforskare?

Ja, det finns tydligt uttryckt i olika riktningsgivande dokument att doktorander med fördel kan tillbringa en eller flera terminer vid något utländskt lärosäte. En förutsättning är emellertid att detta tillstyrks av handledarna och av institutionen, som ofta också kan hjälpa doktoranden genom exempelvis kontakter, intyg och introduktionsbrev.

Måste jag räkna av tiden utomlands?

Det beror på hur du finansierar vistelsen utomlands. Har du anställning som doktorand räknas det som vanlig studietid och räknas av från de fyra åren. Kan du däremot finansiera vistelsen utomlands på annat sätt, till exempel genom stipendier, kan den eventuellt betecknas som ett studieavbrott så att du inte förlorar finansierad studietid.

Måste en doktorsavhandling tryckas?

Nej, det är inte längre ett lagkrav, men olika fakulteter och institutioner kan ha olika regler. Generellt brukar doktorsavhandlingar tryckas i Sverige innan de läggs fram för disputation. Inom många humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnen är avhandlingen oftast i bokform, en så kallad monografi, medan det är vanligare inom naturvetenskap att de är kortare och innehåller ett flertal separat publicerade artiklar: sammanläggningsavhandling.


Tjänstgöring och undervisning

Ingår undervisning och administrativt arbete i min anställning?

Nej, inte i själva anställningen som doktorand. Högskoleförordningen slår fast att ”den som är anställd som doktorand ska främst ägna sig åt sin egen utbildning” (5 kap. 2 §). Institutionen har lika lite rätt att kräva att du utför oavlönade arbetsuppgifter inom din utbildning på forskarnivå som att kräva att studenter på grundläggande eller avancerad nivå arbetar oavlönat. Däremot har de rätt att kräva att en doktorand accepterar att bli anställd på deltid för institutionstjänstgöring.

Kommer jag inte arbeta alls på institutionen?

Många doktorander har 20 procent institutionstjänstgöring inskrivet som ett villkor för anställningen. Doktoranden kan anställas som amanuens, assistent eller i vissa fall adjunkt och den anställningen ska avlönas med riktig lön och arbetsgivaravgifter även om doktoranden i övrigt forskar på utbildningsbidrag. Om doktoranden inte har institutionstjänstgöring som en del av anställningen ska doktoranden anställas och avlönas om han/hon undervisar eller utför arbete som tar upp forskningstid.

Vad innebär institutionstjänstgöring?

Det kan innebära allt möjligt: undervisning och föreläsningar, handledning av laborationer, exkursioner och seminarieövningar, men även bibliotekssysslor eller administrativa uppgifter. I arbetstiden ska givetvis räknas in den tid som krävs för förberedelser, tentamensrättning, handledning av studenter med mera.

Vad gör jag om min institution vill att jag ska jobba mer än 20 procent?

Institutionen har inte rätt att kräva mer än 20 procent av din tid för dessa uppdrag enligt Högskoleförordningen (5 kap. 2 §). Om du vill och tycker att det är givande kan du själv gå med på att arbeta halvtid med undervisning och andra uppgifter, men inte mer än så.

Kom ihåg att beslutet är ditt och att du ska ha rätt att gå tillbaka till minst 80 procent aktiv när du vill. Att forska på halvtid kan medföra att det blir svårt att få den arbetsro som du behöver för att bli färdig. Din huvuduppgift är att bli klar med avhandlingen, inte vara billig arbetskraft åt din institution.

Måste jag verkligen undervisa och göra andra institutionsgöromål?

De flesta doktorander har institutionstjänstgöring, inte minst för att den är en uppenbar merit. Men du måste inte om du absolut inte vill. Säg i så fall till i mycket god tid.

Tänk på att det är nödvändigt att ha meriterat sig med undervisning som doktorand om du senare vill söka en akademisk läraranställning. Erfarenhet av att organisera seminarier och konferenser är också meriterande, och administrativt arbete ger dig bättre insyn i hur din arbetsplats fungerar.

Vad gör jag om jag vill undervisa men inte har någon tjänstgöring?

Ta upp detta med din handledare och studierektorn. Påpeka hur viktigt det är att du får undervisningserfarenhet för din framtid inom universitetet och även på andra arbetsmarknader. Tala med andra doktorander i samma sits och se om ni kan göra gemensam sak i den här frågan. Ta förtroendeuppdrag inom institutionen och fakulteten som ger dig erfarenhet och insyn i verksamheten.

Får jag förlängning om jag väljs till förtroendeuppdrag?

Ja, de allra flesta förtroendeuppdrag ger dig rätt till prolongation av utbildningsbidraget och tjänsten. Den som väljer att representera sina kamrater ska inte förlora studietid för det. Här kan du läsa      (s. 24) hur många extra dagar per år olika uppdrag ger.

Kom ihåg att det gäller arbetsdagar, dvs. fem dagars prolongation innebär i realiteten en veckas extra betald tid. Prolongationstiden sammanställs och läggs på din anställning när den är på väg att ta slut. Det kan innebära flera månaders extra tid det sista året.


Föräldraskap, sjukdom och ledighet

Har jag rätt till universitetets hälsovård?

Ja, alla som är antagna till utbildning på forskarnivå har rätt till företagshälsovård. Du kan vända dig till Feelgood för telefonrådgivning vid arbetsrelaterade sjukdomar och stödsamtal om du mår psykiskt dåligt på grund av din arbetsmiljö.

Är jag försäkrad när jag är anställd som doktorand?

Om du har anställning har du Personskadeförsäkring (PSA) som övriga anställda, vilket även gäller de tider när du arbetar som assistent. Om du är stipendiefinansierad omfattas du av Kammarkollegiets Personskadeförsäkringen för studenter. Däremot omfattas alla av tjänstereseförsäkring.

Har jag rätt att vara föräldraledig om jag har anställning som doktorand?

Har du anställning som doktorand träder föräldraförsäkringen i kraft. Du får behålla åttio procent av din lön och din anställning är vilande tills du kommer tillbaka. Du är anställd och har samma rättigheter som alla andra anställda. Utöver föräldrapenning från Försäkringskassan betalar universitetet tio procent av din lön som föräldrapenning. Är du stipendiefinasierad är det Kammarkollegiets försäkring som gäller. 

Har jag rätt till semester om jag har assistenttjänst?

Ja, motsvarande den mängd du är anställd.

Får jag spara semesterdagar?

Du har inte rätt att spara alla semesterdagar till slutet och din institution har rätt att begära att du tar ut semester inom tjänsten, eftersom den åker på en extrakostnad annars. Däremot har du liksom övriga anställda naturligtvis rätt att spara semesterdagar från ett år till nästa. Diskutera i så fall med din prefekt om när och hur du vill ta ut den ledigheten.

Kan min institution kräva att jag tar semester ”på papperet” fast jag vet att jag måste jobba den perioden?

Det är vanligt att institutionen försöker registrera doktoranders sparade semesterdagar de sista veckorna på anställningen. Det är inte OK att tvinga fram detta, eftersom många då arbetar intensivt med att avsluta avhandlingen.

Det är både institutionens och doktorandens ansvar att se till att semestertiden infaller vid en acceptabel tidpunkt. Den individuella studieplanen kan vara en hjälp här.

Kan min handledare förvänta sig att jag jobbar på semestern?

Det finns handledare som anser att doktorander inte bör ta semester alls. Kom ihåg att det inte bara är din absoluta rättighet att ha ledigt. Det är också en bra investering i dig själv, din hälsa och ditt projekt.

Många går in i väggen och blir utbrända för att de inte tar tid att ladda batterierna. Ledigheten är ofta konstruktiv för din forskning: du får tid att gå ned i varv, reflektera och ta en nystart. Om din handledare kommer med kritik eller hot ska du kontakta doktorandombudet för att få råd och stöd.

Har jag rätt att vara tjänstledig?

Tjänstledighet som inte rör tjänstledighet för föräldraledighet, fackligt förtroendemannauppdrag eller tjänstgöring inom totalförsvaret är en förhandlingssak mellan doktorand, handledare och prefekt. Det finns ingen absolut ”rätt” att vara tjänstledig.

Kan min handledare begära att jag doktorerar på deltid?

Enligt Högskoleförordningen 5 kap., 3a § ska en anställning som doktorand avse arbete på heltid. Om doktoranden begär det får anställningen avse arbete på deltid, dock lägst 50 procent av heltid. Notera att avtal om 20 procent tjänstgöring är ett undantag från denna regel.

Ska tiden jag är tjänstledig räknas av min forskningstid?

Det beror på vad du gör under tjänstledigheten. Om du ägnar dig åt din utbildning på forskarnivå precis som vanligt, ska den räknas av enligt Högskoleförordningen 5 kap. 7 § tredje stycket. Om du däremot inte bedriver utbildning på forskarnivå, till exempel på grund av att du vistas ett år utomlands som stipendiat eller gör något annat, så ska tiden inte räknas av.



Vad är Trygghetsstiftelsen?

Trygghetsstiftelsens verksamhet grundas på Trygghetsavtalet för statsanställda. Trygghetsavtalet omfattar alla anställda inom det statliga avtalsområdet och inkluderar även tidsbegränsat anställda, som haft en eller flera anställningar under sammanlagt minst tre år under de senaste fyra åren. Om du har haft anställning som doktorand i minst tre år när du disputerar kan du få hjälp av Trygghetsstiftelsen. Notera att utbildningsbidrag inte räknas som anställning.

Vad gör Trygghetsstiftelsen?

Stiftelsen kan bland annat ge dig avgångsersättning (utfyllnad av a-kassa) och stödja dig som vill skaffa ett nytt arbete eller starta ett eget företag. Dessutom vänder sig vissa arbetsgivare till Trygghetsstiftelsens Rekryteringsservice innan de utannonserar en anställning.

Hur blir jag anmäld till Trygghetsstiftelsen?

Du kan inte anmäla dig själv utan din arbetsgivare, det vill säga institutionen, måste göra det. Se till att din prefekt inte glömmer bort detta när din tjänst närmar sig slutet och det verkar som du blir arbetslös, då det inte sker automatiskt.

Räknas bara arbetstid eller kan doktoranden räkna in till exempel föräldraledighet?

Trygghetsavtalet omfattar alla som varit anställda av staten i minst tre år under de senaste fyra åren, oavsett om de varit sjukskrivna eller föräldralediga under en del av den tiden. Håll därför reda på hur länge du har varit formellt anställd.